Expéditions et exploitation
L’expédition part du devis accepté.
Vous ouvrez le dossier à partir du devis ; Freightools en copie l’acheminement, les marchandises et les frais. Votre équipe déroule ses propres étapes et émet la facture.
- Devis
- Expédition
- Étapes
- Documents
- Facture
Gagné dans un système, ressaisi dans un autre.
Quelqu’un ressaisit chaque ligne de frais, puis reconstitue la marge dans un tableur quand les factures fournisseurs arrivent. Dans Freightools, les frais passent du devis à l’expédition, puis à la facture.
De Confirm & Book à la facture payée.
Economics
| Point d’acheminement | Achat | Vente | Marge |
|---|---|---|---|
| Ningbo | 420 $ | 480 $ | 60 $ |
| Ningbo à Gênes | 3 300 $ | 3 700 $ | 400 $ |
| Gênes | 640 $ | 720 $ | 80 $ |
| Expédition | 4 360 $ | 4 900 $ | 540 $ |
Set QuantitiesLes frais ne suivent les marchandises qu’après un clic sur ce bouton.
Illustration avec des données d’exemple.Shipping Order : dates
| Phase | Estimated | Confirmed | Actual |
|---|---|---|---|
| Pickup | 29 oct. | 29 oct. | 29 oct. |
| Cut Off | 01 nov. | 01 nov. | 01 nov. |
| Departure | 02 nov. | 02 nov. | Pas encore |
| Arrival | 30 nov. | Pas encore | Pas encore |
| Delivery | 03 déc. | Pas encore | Pas encore |
Confirm DatesAuto Update
Illustration avec des données d’exemple.Facture de vente
| Ligne de frais, issue de l’expédition | Vente |
|---|---|
| Frais à l’origine | 480 $ |
| Fret maritime | 3 700 $ |
| Frais à destination | 720 $ |
| Facture, avant TVA | 4 900 $ |
- Operation ApprovedDéfini par l’exploitation.
- Finance ApprovedDéfini par la finance. Les champs se verrouillent.
- Paid (Closed)Défini par la finance.
Plusieurs houses sous un même master.
- Rattachez plusieurs Customer Shipments (HBL ou HAWB) à un seul Shipping Order.
- Le master affiche le coût et la marge par house, si bien qu’une house déficitaire est visible.
- En LCL, le groupage CFS suit les marchandises lors de leur passage par le magasin de groupage.
Shipping OrderMaster : réservation, MBL, navire, voyage, transporteur
| Customer Shipment | Coût | Marge |
|---|---|---|
| House AHBL | 4 360 $ | 540 $ |
| House BHBL | 2 950 $ | 310 $ |
| House CHBL | 1 880 $ | Déficitaire−120 $ |
| Sur le master | 9 190 $ | 730 $ |
Factures fournisseurs et surestaries
Factures fournisseurs
Saisissez le numéro et le total de chaque facture, puis rapprochez les lignes de frais d’achat. Un écart est enregistré comme Delta.
Surestaries
Les jours sont comptés par conteneur. Sélectionnez les conteneurs, cliquez sur Create Invoice, puis confirmez.
Ce qu’il fait, et ce qu’il ne fait pas.
| Ce qu’il fait | Ce qu’il ne fait pas |
|---|---|
| Copier l’acheminement, les marchandises et les frais du devis. | Mettre à jour les frais quand les marchandises changent. Vous cliquez sur Set Quantities (définir les quantités). |
| Laisser le suivi des conteneurs écrire les dates du Shipping Order. | Ajouter des événements aux marchandises prises une à une. Vous les saisissez vous-même. |
| Ouvrir une facture client à partir des lignes de frais. | Lire la facture d’un fournisseur. Vous la saisissez. |
| Verrouiller les champs financiers d’une facture au statut Finance Approved. | Revenir sur Finance Approved. |
| Enregistrer qui a confirmé chaque étape, et quand. | Arriver avec des étapes toutes prêtes. Un administrateur les configure. |
| Lister dans un seul rapport les étapes ouvertes de toutes les expéditions. | Tenir la plupart des rapports à jour. Vous cliquez sur Refresh Data (actualiser les données). |
Besoin uniquement de gérer vos expéditions ? Utilisez Freightools GPT.
Un produit distinct pour les petites équipes : ouvrez une expédition dans un chat, suivez-la sur une carte, payez à l’expédition. Sans cotation ni facturation.
Ouvrez un import : 2 x 40' HC, de Shanghai à Haïfa.
Voici ce que j’ai compris. Vérifiez-le avant que je crée quoi que ce soit.
Illustration avec des données d’exemple.Questions.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’exploitation pour transitaires ?
Un logiciel pour le travail qui suit le devis gagné : ouvrir l’expédition, faire le groupage, envoyer les documents et facturer. Dans Freightools, l’expédition part du devis, donc les frais du dossier sont au départ ceux du devis. Une réservation sans devis peut être ouverte comme Customer Shipment en partant de zéro.
Faut-il gérer nos expéditions dans Freightools pour y coter ?
Non. Freightools peut se poser au-dessus de l’ERP ou du TMS que vous utilisez déjà, pour les tarifs et la cotation. Ou il peut devenir votre TMS et gérer aussi l’expédition et la facture.
Quels modes couvre-t-il ?
Le maritime, avec le HBL au niveau house et le MBL sur le master, et l’aérien, avec le HAWB au niveau house.
Suit-il les conteneurs ?
Il peut écrire les dates de suivi dans un Shipping Order quand un prestataire de suivi est connecté et que vous cochez Auto Update sur cet ordre. Il n’ajoute pas d’événements aux marchandises prises une à une. Par ailleurs, la formule Unlimited comprend le suivi sur une carte de 250 conteneurs ou expéditions aériennes par mois ; au-delà, 0,98 $ par conteneur et par mois.
Se connecte-t-il à notre logiciel de comptabilité ?
Dites-nous quel logiciel de comptabilité vous utilisez, et nous vous dirons si Freightools s’y connecte. La numérotation des factures, les règles de TVA, les conditions de paiement et les taux de change se paramètrent dans Freightools, et la liste des factures s’exporte vers Excel.
Y a-t-il un coût par expédition ou par facture ?
Non. La formule Unlimited comprend des devis illimités et une exploitation illimitée, documents et facturation inclus. Elle coûte 1 490 $ par mois, jusqu’à 10 utilisateurs. Chaque utilisateur supplémentaire coûte 149 $ par mois jusqu’à 25 utilisateurs, 119 $ à partir de 26 et 98 $ de 51 à 100. Le tableau complet est sur la page Tarifs.
Gérez l’expédition là où vous l’avez gagnée.
Apportez une grille tarifaire de transporteur. Nous la chargeons pendant l’appel et cotons une liaison à partir de celle-ci.