ב-Freightools קיים כעת שלב אישור הנהלת חשבונות לפני שניתן ליצור חשבוניות עבור לקוחות שנוצרו לאחרונה.
כלומר, כאשר נוצר לקוח חדש במערכת, יש לסמן אותו תחילה כ-Approved for Invoicing. עד להשלמת האישור, יצירת חשבוניות עבור משלוחים המשויכים לאותו לקוח עשויה להיחסם.
היכולת הזו נוספה בעקבות פניות של לקוחות קיימים שביקשו שליטה טובה יותר על יצירת לקוחות חדשים לפני שהם משמשים לחיוב. המטרה היא לאפשר למחלקת הנהלת החשבונות, או למנהל מערכת מורשה בחברה, לאמת את נתוני האב של הלקוח לפני הפקת חשבוניות.
מי יכול לאשר לקוח לחיוב?
רק משתמש בעל הרשאת מנהל מערכת בחברה עם יכולת Accounting יכול לאשר לקוח לחיוב.
כדי להעניק למשתמש את היכולת הזו:
- עברו אל Team & Permissions.
- פתחו את חבר הצוות הרלוונטי.
- תחת Roles & Capabilities, ודאו שתיבת הסימון Accounting מסומנת עבור המשתמש.
- שמרו את המשתמש.
לאחר סימון תיבה זו, המשתמש יוכל לאשר לקוחות לחיוב.
כיצד לאשר לקוח לחיוב
- עברו אל Partners.
- פתחו את הלקוח הרלוונטי.
- עברו ללשונית General.
- פתחו את המקטע Accounting.
- לחצו על Approve Customer for Invoicing.
- שמרו / עדכנו את השותף.
לאחר האישור, המערכת תציג את ההודעה:
Partner has been approved for invoicing
ברגע שההודעה הזו מופיעה, ניתן ליצור חשבוניות עבור משלוחים המשויכים לאותו לקוח.
מה קורה אם הלקוח אינו מאושר?
אם משלוח משויך ללקוח חדש שטרם אושר לחיוב, ייתכן ש-Freightools יחסום את יצירת החשבונית.
במקרה כזה, בדקו את פרופיל הלקוח. אם ההודעה "Partner has been approved for invoicing" אינה מוצגת, נדרש משתמש מורשה שיאשר את הלקוח לפני המשך הפקת החשבונית.
מדוע התווספה היכולת הזו?
תהליך האישור נוסף כדי לתמוך בחברות הדורשות בקרה חשבונאית לפני שניתן להשתמש בלקוח חדש לצורכי חיוב. הוא מסייע לצמצם שגיאות חיוב, מונע שימוש בנתוני לקוח חלקיים ומעניק לצוות הנהלת החשבונות שלב אימות ברור.
עדכון זה נכלל גם בהערות הגרסה האחרונות של Freightools.